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Wie verwalte ich die Auftragsdetails?

Als Admin können Sie über die Auftragsverwaltung die Auftragsdetails der jeweiligen Aufträge einsehen und so den einzelnen Auftrag verwalten. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen wie das geht.

     

    Schritt 1: Die Detailansicht zu einem Auftrag aufrufen

    1. Über Entsorgung > Auftragsverwaltung gelangen Sie zur Übersicht, in der alle vergangenen und aktuellen Aufträge aufgelistet werden.
    2. Wählen Sie in der Liste den Auftrag aus, dessen Details Sie aufrufen möchten. Tipp: Nutzen Sie hierfür die verschiedenen Suchfelder und Filter.
    3. Wenn Sie den entsprechenden Auftrag gefunden haben, klicken Sie in der jeweiligen Zeile auf Details. Die Detailansicht des Auftrags öffnet sich.

    Schritt 2: Auftragsdetails verwalten

    1. Innerhalb der Detailansicht haben Sie die Möglichkeit, die Details zu dem jeweiligen Auftrag zu verwalten. Folgende Aktionen sind möglich:
      • Problemmeldungen zu einem Auftrag verwalten
      • Mengen und Gewichte zu einem Auftrag verwalten
      • Abrechnungspositionen zu einem Auftrag verwalten
      • Dokumente zu einem Auftrag hinterlegen
      • Den Auftragsstatus manuell ändern
      • Markierungen für einen Auftrag verwalten
      • Den Auftragstyp bearbeiten
      • Vertragspreise zu einem Auftrag verwalten
      • Containerdetails aufrufen

    Problemmeldungen zu einem Auftrag verwalten

    1. Klicken Sie in den Auftragsdetails auf den Reiter "Probleme".
    2. Im Abschnitt Probleme werden Ihnen alle Problemmeldungen zu dem Auftrag und der jeweilige Status der Meldung (’offen’ oder ‘gelöst’) angezeigt. In dieser Ansicht können Sie verschiedene Aktionen ausführen:
      • Ein neues Problem melden: Klicken Sie hierfür auf Problem melden
      • Ein offenes Problem als gelöst markieren: Klicken Sie hierfür auf Als gelöst markieren
      • Ein offenes Problem kommentieren: Klicken Sie hierfür auf Kommentar hinzufügen und anschließend auf Speichern.
      • Ein gelöstes Problem erneut öffnen: Klicken Sie hierfür auf Problem erneut öffnen

    Sie haben erfolgreich die Problemmeldungen zu einem Auftrag bearbeitet.


    Mengen und Gewichte zu einem Auftrag verwalten

    Angaben zu Mengen und Gewichten werden vom Entsorger (entweder über E-Mail oder eine Schnittstellen-Anbindung) zurückgemeldet. Falls die zurückgemeldeten Angaben eines Dienstleisters korrigiert werden müssen oder falls der Dienstleister keine Angaben zurückgemeldet hat, können Sie die Mengen und Gewichte auch selbst im System eintragen.

    1. Klicken Sie in den Auftragsdetails auf den Reiter "Mengen & Gewichte".
    2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
    3. Tragen Sie die entsprechenden Werte ein. Tipp: Mit Klick auf das Plus-Icon können Sie eine weitere Zeile hinzufügen. Mit Klick auf das Abfalltonnen-Icon können Sie eine Zeile entfernen.
    4. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern ab.
    5. Die eingetragenen Mengen werden auch in unter dem Reiter ‘Historie’ im Abschnitt ‘Ausführung’ angezeigt.

    Sie haben erfolgreich die Mengen und Gewichte zu einem Auftrag verwaltet.


     

    💡Hinweis: Wenn der Entsorger die Mengen und Gewichte über die E-Mail-Anbindung zurückgemeldet hat, wird die Antwortnachricht und etwaige Anhänge im Reiter ‘Mengen & Gewichte’ angezeigt. Anhänge können dort auch heruntergeladen werden.

     

    Aufträge umdeklarieren

    1. Klicken Sie in den Auftragsdetails auf den Reiter "Mengen & Gewichte".
    2. Klicken Sie auf Umdeklarierung. Ein Formular öffnet sich.
    3. Entscheiden Sie, ob Sie eine "Umdeklarierung hinzufügen" oder einen "Beliebigen Artikel hinzufügen" möchten und wählen Sie dann den Artikel aus dem Drop Down Menü aus.
    4. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Artikel hinzufügen ab.

    Sie haben erfolgreich einen Auftrag umdeklariert.

    Abrechnungspositionen zu einem Auftrag verwalten

    Ein Auftrag kann erst zur Abrechnung vorbereitet werden, wenn er den Status "Ausgeführt" erreicht hat und die Mengen zurückgemeldet und geprüft worden sind. Den Status können Sie im Reiter ‘Historie’ überprüfen.

    1. Klicken Sie in den Auftragsdetails auf den Reiter "Abrechnung".
    2. In dieser Ansicht sind verschiedene Aktionen möglich:
      • Details zu Abrechnungspositionen einsehen: Klicken Sie auf Details einblenden
      • Die einzelnen Abrechnungspositionen bearbeiten: Klicken Sie auf Bearbeiten und passen Sie die Werte an und/oder fügen Sie mit Klick auf Position hinzufügen eine weitere Position hinzu. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern ab.
      • Auftrag zur Abrechnung vorbereiten: Wenn Sie alle Preise geprüft haben und alle Abrechnungspositionen vervollständigt sind, können Sie mit Klick auf Abrechnung vorbereiten bestätigen, dass die Abrechnung vorbereitet ist und bestätigen Sie die Aktion mit Klick auf OK. Der Status des Auftrags ist nun auf ‘In Abrechnung’ gesetzt.

    Sie haben erfolgreich die Abrechnungspositionen zu einem Auftrag verwaltet.

    💡Hinweis: Wenn der Auftrag zur Abrechnung vorbereitet ist, können Sie die Rechnungserstellung von der Auftragsverwaltung aus starten. So lange noch keine Rechnung / Gutschrift für diesen Auftrag erstellt wurde, können Sie den Auftrag mit Klick auf Bearbeiten erneut zur Bearbeitung öffnen.

     

    Dokumente zu einem Auftrag verwalten

    Entsorger können über die E-Mail-Anbindung Dokumente (wie z.B. Liefer- und Wiegescheine) an die Software zurückmelden. Diese Werden dann direkt in den jeweiligen Auftragsdetails hinterlegt. Andernfalls können Sie auch manuell Dokumente hochladen.

    1. Klicken Sie in den Auftragsdetails auf den Reiter "Dokumente".
    2. In dieser Ansicht können Sie die dem Auftrag beigefügten Dokumente einsehen und herunterladen oder hochladen.
      • Dokumente herunterladen: Klicken Sie auf das jeweilige Dokument. Der Download startet automatisch.
      • Dokument löschen: Klicken Sie in der Kachel mit dem jeweiligen Dokument auf  Löschen.
      • Dokument hochladen: Wählen Sie im Drop-Down Menü den Dokument-Typ aus und vergeben Sie optional eine Dokument-Nummer. Mit Klick auf Datei hochladen können Sie die entsprechende Datei von Ihrem PC hochladen. Diese wird anschließend im Abschnitt ‘Beigefügte Dokumente’ angezeigt.

    Sie haben erfolgreich Dokumente zu einem Auftrag verwaltet.

    💡Hinweis: Hat der Entsorger die Dokumente via der E-Mail-Anbindung als E-Mail-Anhang an die Software zurückgemeldet, können Sie diese auch im Reiter "Mengen & Gewichte" einsehen und herunterladen.

     

    Auftragsstatus manuell verwalten

    1. Klicken Sie links im Abschnitt "Status" auf Status ändern.

    2. Wählen Sie in dem Drop-Down Menü den Zielstatus für den Auftrag aus. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

      • Beauftragt
      • Bestätigt
      • Ausgeführt
      • Zurückgemeldet
      • Geprüft
      • Abgerechnet
      • Storniert

    3. So können Sie z.B. einen bereits bestätigten Auftrag auf den Status "Beauftragt" zurücksetzen. Damit wird die Option "Storniert" wieder freigeschaltet.

    Sie haben den Auftragsstatus erfolgreich manuell geändert.

    💡Hinweis: Ab einem bestimmten Zeitpunkt im Prozessablauf (d.h. wenn der Auftrag den Status "Abgerechnet" erhalten hat) ist eine Änderung des Auftragsstatus nicht mehr möglich. Kontaktieren Sie in diesem Fall den Support.

     

    Markierungen für einen Auftrag verwalten

    💡Hinweis: Es können für einen Auftrag nur die Markierungen vergeben werden, die zuvor im Menü Administration hinterlegt worden sind. Weiter Infos dazu hier.

     

    1. Um eine Markierung zu einem Auftrag hinzuzufügen, klicken Sie links im Abschnitt "Markierungen" auf das Plus-Icon.
    2. Wählen Sie im Drop-Down Menü die gewünschte Markierung aus.
    3. Um eine Markierung wieder zu entfernen, klicken Sie auf das X-Icon in der jeweiligen Markierung.

    Sie haben erfolgreich die Markierungen für den Auftrag verwaltet.

    Tipp: Sie können in der Auftragsverwaltung nach Aufträgen mit bestimmten Markierungen filtern.

     

    Auftragstyp verwalten

    1. Klicken Sie links im Abschnitt "Auftragstyp" auf das Bearbeiten.
    2. Wählen Sie in der ersten Zeile über das Drop-Down Menü den gewünschten Auftragstyp aus.
    3. Wählen Sie in der zweiten Zeile über das Drop-Down Menü den gewünschten Gestellungsstatus des mit dem Auftrag verknüpften Containers aus.
    4. Beenden Sie den Vorgang mit Klick auf weiter.

    Sie haben erfolgreich den Auftragstyp bearbeitet.

     

    Vertragspreise zu einem Auftrag verwalten

    1. Klicken Sie links im Abschnitt "Artikel" in der Zeile "Preise" auf Preis öffnen. Ein neues Fenster mit Preisangaben zu dem Auftrag bzw. dem jeweiligen Container öffnet sich.
    2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten:
      • Hinterlegte Preise anpassen: Ändern Sie die Angaben zu den jeweiligen Preisen ab.
      • Hinterlegte Preise löschen: Klicken Sie auf das rote X-Icon
      • Neue Preise hinzufügen: Je nach Preistyp klicken Sie auf + Neuen Preis hinzufügen oder + Neuen Staffelpreis hinzufügen
    3. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf Speichern ab.

    Sie haben erfolgreich die Vertragspreise zu dem Auftrag verwaltet.

    Containerdetails aufrufen

    1. Klicken Sie links im Abschnitt "Artikel" in der Zeile ‘Verwaltung’ auf Container öffnen. Die Detailansicht des mit dem Auftrag verknüpften Containers öffnet sich.
    2. Sehen Sie die Containerdetails ein oder verwalten Sie sie. 

    Sie haben erfolgreich die Containerdetails zu dem jeweiligen Auftrag aufgerufen.