Wie prüfe ich Rechnungen und Gutschriften?

Als Admin und Accounting-Nutzer:in können Sie eingehende Rechnungen und Gutschriften direkt in die Software hochgeladen und digital überprüfen.

In der Bearbeitung der Rechnung und Gutschrift werden zunächst alle relevanten Belegdaten erkannt und der Leistungszeitraum festgelegt. Die Software zeigt dann alle in dem Zeitraum, für den Standort und den entsprechenden Dienstleister erzeugten Auftragspositionen für die Prüfung an. Die verschiedenen Auftragspositionen können einfach per Klick als geprüft markiert werden. Klärungen und Reklamationen mit den jeweiligen Dienstleistern können ebenfalls an der Rechnung und Gutschrift hinterlegt werden.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie Rechnungen oder Gutschriften mit der Resourcify Software digital prüfen können.

Schritt 1: Belegdaten vervollständigen

1. Über Abrechnung > Rechnungsübersicht gelangen Sie zur Übersicht, in der alle bereits in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften aufgelistet werden.
2. Klicken Sie auf den Reiter Eingehende Rechnungen. In dieser Ansicht sehen Sie alle neu eingegangenen Rechnungs- und Gutschriftdokumente, die noch nicht vervollständig wurden. Hinweis: Erst wenn die Dokumente vervollständigt wurden, erscheinen Sie in der Rechnungsübersicht.
3. Wählen Sie die Rechnung oder Gutschrift aus, die Sie vervollständigen möchten und klicken Sie auf Vervollständigen. Sie gelangen automatisch zu dem Tab Belegdaten im Rechnungsprüfungsmodul.
4. Die Software liest das PDF-Dokument mittels OCR-Technologie aus, d.h. die Belegdaten werden automatisch extrahiert. Falls einzelne Felder fehlerhaft bzw. nicht ausgefüllt wurden, können Sie diese manuell korrigieren bzw. ergänzen. Hinweis: Mit Klick auf das Zauberstab-Icon können Sie die mittels OCR-Technologie ausgelesen Werte für die jeweiligen Felder übernehmen, falls dies nicht bereits automatisch von der Software ausgefüllt wurde.
5. Wenn alle Belegdaten korrekt eingetragen wurden, klicken Sie auf Weiter. Damit gelangen Sie zum nächsten Tab Positionen.

Nun können Sie die einzelnen Abrechnungspositionen überprüfen. Wie das geht, erklären wir im nächsten Abschnitt

Schritt 2: Abrechnungspositionen überprüfen

1. In dem Reiter Positionen werden Ihnen im Abschnitt Offene Positionen gemäß der im vorherigen Schritt ausgelesenen Belegdaten gefilterte Auftragspositionen angezeigt. 
2. Ordnen Sie nun die angezeigten offenen Positionen der Rechnung zu. Hierfür klicken Sie für jede Position, die Sie der Rechnung zuordnen wollen auf die Checkbox in der entsprechenden Zeile. Damit rutscht die Position in den Abschnitt Zugeordnete Positionen. Hinweis: Damit Sie gerade bei langen Rechnungen nicht den Überblick verlieren, können Sie auch im PDF-Dokument per Mausklick ein grünes Häckchen neben den bereits zugeordneten Positionen setzen, indem Sie nach dem Klick auf die Checkbox direkt in das PDF-Dokument an die Stelle der Position klicken.
3. Wenn Sie alle Positionen zugeordnet haben, können Sie ggf. durch die Liste mit den zugeordneten Positionen scrollen und diese nochmals überprüfen. Hinweis: Der grüne Balken am unteren Endes Fensters zeigt den Anteil der zugeordneten Positionen am Gesamtbetrag der Rechnung an. Wenn alle Positionen der Rechnung zugeordnet wurden, ist der Balken vollständig grün. Erst dann kann die Rechnungsprüfung abgeschlossen werden.

Schritt 3: Prüfung abschließen oder Klärung hinzufügen

Nach der Prüfung des Dokuments ergeben sich zwei Möglichkeiten:

Option 1: Prüfung abschließen

1. Wenn alle Positionen korrekt sind und es keine Diskrepanz zwischen den von der Software ermittelten Positionen und denen auf der Rechnung (oder Gutschrift) gibt, schließen Sie die Rechnungsprüfung mit Klick auf Abschließen ab.
2. In der Rechnungsübersicht wechselt der Status der Rechnung (oder Gutschrift) von “Neu” auf “Geprüft”.

Sie haben die Prüfung des Dokuments erfolgreich abgeschlossen.

Option 2: Rechnung in Klärung setzen

1. Wenn Sie bei der Prüfung des Dokuments auf Fehler gestoßen sind oder es eine Diskrepanz zwischen den von der Software ermittelten Positionen und denen auf der Rechnung (oder Gutschrift) gibt (z.B. Fehlerhafte Preise, nicht geleistete Aufträge), fügen Sie der Rechnung eine Klärung hinzu. Wählen Sie hierfür den Reiter Klärung aus.
2. Wählen Sie in dem Formular den Grund für die Klärung aus dem Dropdown-Menü aus.
3. Beschreiben Sie in dem Textfeld den Sachverhalt genauer.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Optional: Mit Klick auf Kommentar hinzufügen können Sie dem Klärungsvermerk ein Kommentar hinzufügen.

Sie haben erfolgreich eine Klärung zu einer Rechnung (oder Gutschrift) hinzugefügt.