Was ist die Rechnungsübersicht?
Das Abrechnungs-Modul der Software unterstützt Sie bei der digitalen Prüfung der eingehenden Rechnungen und Gutschriften, welche die Entsorgungsdienstleister per E-Mail direkt an die Software senden können.
In der Rechnungsübersicht können Sie alle in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften einsehen, filtern, herunterladen und prüfen. Jedoch nur als Admin oder Accounting-User.
Die Rechnungsübersicht ist in zwei Abschnitte aufgeteilt:
- Rechnungen (inkl. Detailansicht von Rechnungen oder Gutschriften)
- Eingehende Abrechnungen
Der Abschnitt Rechnungen
Im Abschnitt Rechnungen können Sie alle in der Software hinterlegten Rechnungen und Gutschriften einsehen und verschiedene Aktionen ausführen.
💡Hinweis: Vergewissern Sie sich vor jeder neuen Suche, dass alle Filter zurückgesetzt sind, indem Sie auf Filter zurücksetzen klicken.
Mögliche Aktionen
Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über alle Aktionen geben, die in der im Abschnitt Rechnungen ausgeführt werden können:
- Filtern der Rechnungen und Gutschriften nach verschiedenen Kriterien
- Zurücksetzen der Filter
- Ordnen der Liste nach verschiedenen Informationen (Spalten)
- Massendownload von Rechnungen als zip-Datei
- Detailansicht einer Rechnung oder Gutschrift
Die Detailansicht
In der Detailansicht einer Rechnung oder Gutschrift können Sie folgende Aktionen ausführen:
- Belegdaten: Von der Software automatisch ausgelesene Belegdaten können angepasst werden.
- Positionen: Die einzelnen Positionen der Rechnung können geprüft und mit den in der Software gespeicherten Daten abgeglichen werden. Hier kann auch nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden (Auftragsnummer, Externe Vertragsnummer, AVV, Dienstleistung, Dienstleister, Leistungszeitraum, Anfahrtstelle) und die Positionen im PDF-Dokument digital abgehakt werden.
- Klärung: Klärungen können hinzugefügt, kommentiert und als gelöst markiert werden.
- Excelanhänge: Mit Sammelrechnungen versendete Excelanhänge können heruntergeladen werden.
- Abschließen: Abschluss der Rechnungsprüfung
- Download des Rechnungs- oder Gutschriftdokuments
- Lupenfunktion
Der Abschnitt Eingehende Rechnungen
Im Abschnitt "Eingehende Rechnungen" werden alle eingehenden Rechnungs- oder Gutschriftdokumente angezeigt.
Über den Button "Datei für Standort hochladen" können Sie eigenständig Dateien von Ihrem Rechner hochladen und der Ansicht hinzufügen.
Der Button "Vervollständigen", neben der Rechnungs-Vorschau, öffnet ein Fenster mit Daten zur Rechnung und zeigt Ihnen ebenso die Rechnung an. Im soeben geöffneten Fenster lassen sich fehlende Informationen ergänzen. Die Software liest bereits viele der relevanten Daten eigenständig aus.
Informationen wie Standort oder Leistungszeitraum können i.d.R nicht ausgelesen werden, da diese nicht auf der Rechnung angegeben sind.